ジェフ・ベゾスは会議にもイノベーションを求めている。
世界的な超優良企業Amazon。一代でその地位を築いたジェフ・ベゾスの素晴らしい仕事術は、数え上げればきりがない。
かれは一流の経営者で、事業、商品のイノベーションだけでなく、仕事の進め方も従来と異なる方法を常に模索し、バージョンアップしてきた。
そんな彼は、会議の進め方も独自のものをもっていた。本日の記事は、かれの会議術をご紹介します。
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会議のルール：沈黙して資料を読み込む
Amazon内の会議のルール
Amazonで採用されている「沈黙の会議」の手法は、会議の冒頭で参加者全員が沈黙して資料を読み込むことから始まります。以下、その手法について説明します。
1. 会議資料の準備
会議の前に、発表者は「ナラティブ」と呼ばれる資料を準備します。このナラティブは通常、6ページ程度の文書で、会議の目的、背景情報、提案内容、そしてそれを支えるデータや分析を詳細に記述します。Amazonでは、ナラティブを使うことで、複雑なアイデアや戦略をより深く理解しやすくすると考えています。
2. 会議の開始と沈黙の時間
会議が始まると、参加者はまずこのナラティブを読みます。この読み込みの時間は、通常20分から30分ほど確保され、この間、会議室は完全に沈黙します。
これは「サイレントスタート」とも呼ばれ、参加者が資料の内容をしっかりと理解し、会議の目的に集中できるようにするためのものです。
3. 資料に基づく議論
資料の読み込みが終わった後、会議は資料に基づいた議論に移ります。資料を読み終わるまでは、質問したり、意見を言ってはいけません。会議の参加者は全員が同じ情報を基に議論を進めることができ、効率的かつ生産的な会話が可能になります。仮に質問が無ければそれで良く、質問をしなければいけないわけではありません。むしろ質問のない会議が、Amazonにとって、「最高の会議」ということになります。それだけ完璧な、非の打ちどころのない資料だったからです。日本の企業とは、考え方が違いますね。
4. 効果
「沈黙の会議」の目的は、参加者が会議の内容をしっかりと理解し、議論に深く参加できるようにすることにあります。
また、マイクロソフトのパワーポイントなどのプレゼンテーションスライドの使用を禁止。文章による深い思考とコミュニケーションを促すことで、より具体的かつ実質的な議論を目指します。パワーポイントを使うと誰でもうまくプレゼンでき、本当に良い議論が出来なくなってしまうため、ジェフベゾスはパワーポイントの使用を禁止しました。
また、会議前には議題と提案者しか知らせておらず、議題内容を権力者や決定権を持っている者への事前の根回しを防ぎ、大企業が衰退する原因の一つ、社内政治を避けることが出来ます。
この手法をどう使うか。
皆さんがこの沈黙の会議手法をどのように使うのか。このような沈黙ルールがある会議は日本においては、少ないと思います。そうであればこの手法のポイントを、使える範囲で使えばよいのです。
たとえば
①最初に資料渡された全部読み込む、資料を読む人がいれば、その説明を最後まで一通り聞く。
②一通り聞きながら全体を理解した後に、いよいよ質問をする。途中で口を挟まない。
これらによって、会議の議論をより深めることが出来ると思います。
ジェフ・ベゾスから学ぶべきは、日々の仕事を効率よく、かつ効果的に進めるためには、常に新しい方法を模索し、試し、学び続けることの重要性です。失敗から学び、成功を受け入れることで、仕事の進め方をバージョンアップしていくことが、仕事の進め方においてもイノベーションを生み出す鍵であると言えるでしょう。会議なのに黙っている会議。なんて突拍子もないアイデアが、浮かんでくるかもしれません。
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