日々の仕事の計画の立て方について

一日の計画は立てた方がいい理由は、立てている人はわかるはず。

自分が次に何をすればいいか迷ったときに、何をすべきか即わかるからだ。
何をすべきかわからなくなると、本来しなくてはならない作業をしなくなり、他ごとをしてしまうこともあるでしょう。特に私は集中力がないので、他ごとばかりしてしまう。

そこで私はPCから小さいサイズの紙に計画表をプリントアウトし、手帳に挟んでいる。次に何をすべきか迷ったとき、すぐ手帳を開き、計画表を見ることにより余計な迷う時間を減らし、最短で次の作業に取り掛かれるようにしている。

計画を立てるタイミングは、朝、または前日の夜に立てておくと良い。
前日に計画を立てておけば、明日何をすればよいか分かり、安心して眠ることもできる。

もう少し工夫した計画の立て方は、モチベーションを保てる計画にできるとよいかと思う。

では、何がモチベーションを保つことを阻害するのか？を考えてみる。

モチベーションを落とす計画の立て方の要因

１．ギチギチに立てて、余裕がない。

計画倒れの典型的なパターン。自分が精神と時の部屋にいるかのごとく、それだけをできると考えて計画を立ててしまう。実際には必ずといっていいほど、外部要因（電話、話しかけられる）等で中断させられてしまったりするはずだ。

２．時間がどれくらいかかるかわかってないものを、適当に見積もる。

人間は、かかる時間を少なく見積もる傾向がある。結果として計画を振り返ると、全然終わってない。

３．外部の邪魔等を計算に入れていない。

外部の邪魔は千差万別で、予測できない。一番面倒なのは、この要因かと思う。外部要因が入ったときに計画を乱されてしまうばかりか、集中していた意識が持っていかれて、その後の仕事の効率が著しく落とされてしまうのである。

１～３の要因で、計画を立てた後、振り返ってみると殆ど終わっておらず、計画倒れに気づく。

ちょっとした挫折感+面倒な仕事をしなくなるという、負のスパイラルに陥っていく。

対応策

１～3項の対応策を考える。

１. 意図的にスキマ時間を作り、余裕をもって計画倒れを防ぐ。

計画をギチギチに細かく立てず、３０分刻みくらいで、余裕を持って立てていく。すこし、スキマのある計画にする。

２．時間をある程度把握する。把握したら、その時間の倍くらい掛かると考えてを見積もる。

これくらい掛かるな、と思ったら、その時間の倍を掛ける。余裕を持ちすぎると思われるかもしれないが、人間はある程度で時間を見積もると、かなり短い時間でできると考えてしまうので、倍くらいでちょうど良いかと思う。

３.外部要因に対し、対抗策を立てておく。

上司に話しかけられたり、いきなり仕事を振られる可能性があるならば、事前にスケジュールを決めておく。または、「今はどうしても外せない仕事中なので、この時間でもいいですか？」など、こちらから時間を指定する。

電話等は、できるだけ手短に、要件のみをはなし、できるだけ即切るようにする。

どうしてもしなければならない仕事がある場合は、外部の邪魔のない場所へ逃げる。人のいない会議室、個室など逃げ込める場所があればベスト。

これらを実践してみると、仕事のモチベーションの低下を、ある程度防ぐことができると思う。

仕事への集中力を高め、やり残しを減らす手法

仕事への集中力を高め、やり残しを減らす方法についてですが、このあたりは、個人差があると思うので私見になります。

１．終わらなかった仕事は、「やり残した仕事」リストにいれておく。

計画表に「やり残した仕事リスト」作っておいて、そこに記入しておき、明日の仕事で取り組めるように、見えるようにしておく。次の日の計画表に、やり残した仕事をできるだけ入れておく。「次の日には終わらせる」というモチベーションにする。一度やり残した仕事が出たら、やり残した仕事が終わるか不要な仕事になるまで、リストからけさないのがコツ。なかなか消えない仕事は、やりたくない仕事か、難解な仕事だと思うので、他人の協力を仰ぐのも良いかもしれない。